Outlook

Smart brug af  

Outlook

Kurser og online foredrag i at udnytte Outlook
på den individuelt mest effektive måde.

Kursus i Outlook
workflow effektivisering



Effektivt workflow i din Outlook

Ofte gør vi bare som vi altid har gjort, og vi får ikke undersøgt, hvilke muligheder der findes. Desuden har vi forskellige jobfunktioner, arbejdsprocesser og personlighed, så der er ofte mange og forskellige effektiviserende muligheder for den enkelte.

 

På team- og organisationsniveau er der også mange effektiviserende muligheder i form af ensretninger i kalenderen, brug af fælles opgavelister og skabeloner. Og tilsvarende et kulturelt niveau: ”Hvor ofte tjekker vi mails?”, ”Hvilke mails sender vi videre og hvordan?” og ”Hvordan arbejder vi med Cc-mails?”, blot for at nævne nogle eksempler.


Vi hjælper jer gerne med at afklare, hvad I ønsker at lægge vægt på - og hvilken form undervisningen skal have, så I får det bedste udbytte.



Fokus i vores Outlook-undervisning 

I definerer hvad fokus skal være . Og I bestemmer også om formidlingen af indholdet skal være mest anbefalinger og retningslinjer eller åben inspiration. 


Vi foreslår fokus på optimering af følgende arbejdsprocesser:

MAILHÅNDTERING


  • Hold styr på indbakken (struktur, overblik, markeringer og visuel styring)
  • Den bedste mappestruktur
  • Effektiv søgning

OPGAVESTYRING


  • Overblik i og med opgavelisten
  • Flage og følge op på sendte mails
  • Fælles opgavestyring (evt. inddrage Teams, Planner, OneNote eller Office 365)

KOMPLEKSITETSREDUKTION


  • Skab dit eget bedste overblik i din Outlook
  • Lav analysen af hvad du har brug for
  • Definér din egen optimale struktur
  • Udnyt automatiseringer og smarte funktioner

KALENDERPLANLÆGNING


  • Brug kalenderens smarte funktioner
  • Planlægning og hold styr på din tid
  • Effektiv mødebooking


En særlig 1:1-session



Vi oplever igen og igen at det er 1:1-sessionen efter kurset, der gør forskellen. Det siger alle vores evalueringer. Det er 1:1-sessionen, der gør, at den enkelte får omsat guldkornene.


Ved fællesundervisningen inspirerer vi alle og ved 1:1'en hjælper vi hver enkelt til sit bedste workflow. For vi tror ikke på, at alle kan arbejde på den samme måde. Vi er jo forskellige.


Vi har derfor lavet et setup, der inspirerer alle i fællesskab og samtidig tilgodeser den enkeltes særegne behov. Vores mest effektive kursus er derfor 2-4 timers fællesundervisning i mulighederne i Outlook - fysisk eller online - og derefter får hver medarbejder en 1:1-session på egne præmisser.


Outlook-kursus

 


Mange mails og mange møder?

...og for lidt tid til at holde styr på det. Så løber indbakken løbsk og du får en sumpet bund og har ikke længere fuldt overblik over prioriteringen af de mails, der ligger der.



Formen med det mest effektive udbytte

…er et inspirationsoplæg på 3 timer for alle deltagere, og herefter får hver deltager en times 1:1-session, hvor vi sidder ved vedkommendes egen pc og dykker ned i den enkeltes behov og ønsker på vedkommendes eget niveau. Her får man hjælp til at lave analysen af, hvad der reelt er en fordel for en selv - og komme i gang med sit personlige workflow.


Vi afholder også foredrag, gå-hjem-møder og workshops - både fysisk og online. Formen afhænger af, hvad I ønsker. Ring eller skriv, så kan vi tale om det.



Fokus i undervisningen, uanset form

Det overordnede fokus er på effektivisering af ens workflow i Outlook;
Effektivisering af mailhåndteringen – hvilke muligheder er der for at holde styr på mange mails, brug af opgavelisten, inklusiv planlægning og prioritering af opgaver – og i det hele taget fokus på, hvordan man kan udnytte Outlook bedst muligt i følgende arbejdsprocesser:


1. Mailhåndtering

  • Holde styr på indbakken (overblik, markeringer og visuel styring)
  • Mappestruktur, arkiveringsprincipper og effektiv søgning
  • Automatisering og andre smarte funktioner.


2. Opgavestyring

  • Flage og følge op på sendte mails
  • Effektive måder at bruge opgavefunktionen (overblik og visuel styring)
  • Muligheder for at samarbejder om opgaver (evt. inkl. brug af Office365, Planner, Teams og OneNote).


3. Planlæg din tid

  • Brug kalenderens smarte funktioner (overblik og visuel styring)
  • Personlig planlægning og hold styr på din tid.


Vi kan også inkludere håndtering af mail, opgaver og kalender på telefonen.



Lavpraktisk

I skal ikke have pc'er i undervisningen, med mindre vi afholder workshop.


Online kurser gennemføres i Teams med mulighed for at stille spørgsmål undervejs.


Der medfølger kursusmateriale til alle deltagere, der inkluderer workpapers og klikvejledninger til, hvordan man gør.



Pris og betaling

Vores 1 times oplæg afregnes for 7.000 kr, 1½ times for 8.000 kr, 2 timers oplæg for 9.000 kr og et 3-4 timers oplæg koster 10.000 kr. Efterfølgende 1:1-sessioner afregnes for 1.000 kr. pr. session/ time.

Eventuel transport afregnes til statens takster. Alle priser er ekskl. moms. Betalingsbetingelserne er 14 dage med mindre andet aftales.

 

Udsættelser af aftaler afregnes ikke. Aflysninger af kurser eller 1:1'er, efter at kursusplanen er lagt, afregnes til fuld pris, med mindre vi har mulighed for at lægge en ny plan uden 'huller'.

auditorium icon

 

Outlook kursus: 3 timer fælles + 1 times 1:1

 

Vores mest effektive setup er et fælles kursus på 3-4 timer og dernæst 1 times 1:1-session med hver enkelt deltager. Her er der plads til dialog under kurset, og den enkelte medarbejder kommer igang med præcis de ting, vedkommende har mest brug for.

 

canvas icon

 

Foredrag: 1-3 timer

 

 

En inspirerende gennemgang af principper og muligheder. Det kan med fordel opdeles i flere temaer ad flere omgange. Der er online klikvejledninger og videoer, at arbejde videre fra.

 

screen icon

 

Webinar: 1-2 timers online inspiration

 

 

En god inspirationsinsprøjtning til hvilke muligheder der er og hvordan man kan organisere sig smartere. Med online klikvejledninger kan den disciplinerede deltager få meget med sig.

 

speech bubbles icon

 

Workshop: 4-7 timer

 

 

En workshop veksler mellem undervisning og tid til hands on, hvor den enkelte prøver af og implementerer relevante ting. Der er også plads til dialog og prøve muligheder af. Hvis I er mange, kan vi være 2 undervisere på.

clock icon

 

Konsulentydelser

 

 

Hvilken arbejdsproces er mon den bedste for jeres fælles opgaveliste? Eller jeres delte postkasse? Er der nogle muligheder I ikke får udnyttet i jeres Outlook, nu hvor I har Office365? Vi hjælper jer gerne med en konstruktiv analyse.