NYHEDER & Outlook TIPS

 

 

Markér GDPR-mails og find dem nemt igen

GDPR-mails – har du styr på dem? Du kan jo nemt sætte 'udløbs-politikken' for den enkelte mappe i din Outlook via Tildel Politik-knappen på din Hjem-fane. Men jeg fik et godt tip af en HR-medarbejder i forrige uge: De GDPR-relaterede mails, som hun skal forholde sig til indenfor en given tidsramme, markerer hun med en kategori. Så nemt er det! Og så lavede vi en søgemappe til hende, så hun altid – uanset hvilken mappe mailen er blevet lagt ned i – kan filtrere netop de GDPR-markerede-mails frem og håndtere dem korrekt. Det er da en genial måde at gøre det nemt for sig selv i disse GDPR-tider, når man sidder med HR- og personfølsomme oplysninger. Tak for idéen!

Sådan laver du en søgemappe/ Search Folder:

Rul ned i bunden af din mappestruktur > højreklik på mappen Søgemapper > Vælg Ny søgemappe og vælg hvad dit søgekriterium skal være. I ovenstående eksempel vil vi gerne lave en kategori-søgemappe, der finder alle mails frem, der har GDPR-kategorien: Så vælg Kategoriseret Post og tryk Vælg nedenfor > Nyt vindue: Sæt flueben i din GDPR-kategori og tryk OK > Tryk OK igen og du har nu en GDPR-søgemappe nederst under dine søgemapper. Du kan bruge den her og du kan trække den op i dit favorit vindue.

SÆT MØDER TIL AT VARE KORTERE TID

Endelig kom muligheden: Når du booker møde, kan standarden være hhv. 25 minutter i stedet for en halv time, og 50 minutter i stedet for 1 hel time - og det er sådan en god idé ifht. god mødekultur og ikke at lave væg-til-væg bookninger i kalderen!

Gå i fanen Filer/ File > Indstillinger/ Settings > Kalender/ Calendar og sæt flueben i "Afslut aftaler og møder tidligt". Nedenunder vælger du 5 minutter udfor Mindre end en time og 10 minutter udfor En time eller længere. 

Voilá: Så vil du have muligheden, hver gang du skal booke et møde! :)

 

Og en lille, men fed, ny feature i din Outlook

Synes du også at alt fylder for meget i den nye version af Outlook? (2013 og frem): De har endelig lavet en knap, der hedder "Brug tættere afstand"/ "Use tighter spacing", som fjerner noget af al den hvide spildplads. Og hvis du ikke har knappen endnu, så er den lige på trapperne, hvis du altså sidder på en Office365.

Du finder den under Vis/ View fanen midt på bånet, uanset hvilket vindue, du står i (Mail, Kalender, Personer eller Opgaver).

 

Cc-mails - farv dem eller flyt dem

De kan automatisk skille sig ud ved at have en anden farve i indbakken. Eller du kan få Outlook til automatisk at flytte dem væk fra indbakken over i en anden mappe:

Sådan farver du dine Cc-mails:

Gå i fanen Vis > Vælg Indstillinger for visning > Vælg Betinget formatering > Tryk på Tilføj > Skriv navnet på din regel, fx "Cc" > Vælg Skrifttype > Her kan du ændre skriftstørrelse og type og du kan skifte farve under Farve i drop down menuen nederst > Tryk OK > Tryk på Betingelse > Sæt fx flueben i Hvor jeg er og vælg På Cc-linjen med andre i drop down menuen > Tryk OK > Tryk OK > Tryk OK

- Så vil alle de mails, du er Cc-modtager på ændre farve i den mappe, du har sat betingelsen op i - både nu og fremadrettet.

Sådan flytter du dine Cc-mails:

Stå i indbakken og gå i fanen Hjem > Vælg Regler > Vælg Administrer regler og beskeder > Tryk på Ny regel øverst til venstre > Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" og tryk Næste > Sæt flueben i "Hvor mit navn findes i feltet Cc" og tryk Næste > Sæt flueben i "Flyt den til mappen mappenavn" og tryk på mappenavn i den nederste del af vinduet og vælg her den mappe (eller opret en), som dine Cc-mails, skal ryge over i og tryk Næste > Tryk Næste igen, med mindre du har nogle undtagelser fra reglen og sæt flueben i "Kør denne regel nu..." og tryk Udfør, så flytter Outlook dine eksisterende Cc-mails - og selvfølgelig også fremadrettet, den du modtager.

 

AUTOMATISK bedre overblik i kalenderen

Outlook kan automatisk farve dine aftaler, så du får et bedre overblik Det skal ikke være en farvelade, men sæt det op for de aftaler, der skal skille sig ud. Det kan fx være:

• Møder vs. tid, resereveret til dig selv
• Møder, der ligger i en anden bygning eller etage, så du ved hvor lang tid før du skal gå
• Private aftaler (hængelås)
• Gentagne møder (afdelingsmøder, tavlemøder, m.v)
• Specifikke mødetyper (kundemøder, medarbejdersamtaler, Online-møde, m.v.).
  
  

Sådan gør du:

Gå ind i din kalender > Vælg fanen Vis > Vis indstillinger > Vælg Betinget formatering > Tryk Tilføj > Kald din formatering for noget sigende (fx Privat - nu laver vi en opsætning for private aftaler, altså dem med hængelås) > Vælg den farve, du ønsker de skal have > Tryk på Betingelse > Vælg fanen Avanceret > Tryk på Felt > Vælg Alle aftalefelter > Vælg Følsomhed > Sæt Betingelse til "er lig med" og Værdi til "Privat" > Tryk Føj til listen > Tryk Ok og Ok.

- og så vil alle dine private-markerede aftaler i kalenderen få din ønskede farve - både bagud og fremadrettet :)

Du har mange forskellige valgmuligheder, afhængigt af, hvad betingelsen er: 

• En bestemt afsender, Cc-mails, datoafhængighed eller bestemte ord vælges/ skrives på side 1.
• En bestemt kategori vælges under fanen More choices.
• Resten foregår under fanen Avanceret > tryk på Felt > Vælg Alle kalender felter og find feltet i listen. Sæt herefter betingelsen i dropdown menuen og definer værdien, der skal være opfyldt > 
  Tryk herefter Ok > Ok > Ok og ændringen skal slå igennem straks.

Du er meget velkommen til at skrive til mig, hvis du har et konkret ønske og ikke kan gennemskue hvordan du sætter det op! :)

 

Den VILDESTE tidsrøver i Outlook...

...er (udover mange mails) mødebooking! Hvis du skal indkalde flere til et møde og du ikke bruger eller kender Rumfinder-vinduet, så kan du bruge riiiiiigtig lang tid på at lede efter et tidspunkt, hvor alle kan.

To ekstra tip: Hvis du indkalder til mange møder, kan du vælge ikke at modtage mødebekræftelser og -afslag. Lav indstillingen i aftalen, inden du sender den. Se næste ledig tid hos deltagerne OG se ledige lokaler.

Sådan gør du:

1. Opret en indkaldelse med tidsrammen for mødet og skriv mailadresserne i Til-feltet
2. Vælg Planlægningsassitent (Scheduling Assistant) og få overblik over alles kalendre
3. Til højre listes ledige datoer i kalenderoversigten med hvid.
4. Vælg dato: Altså klik på datoen (hvid = ledig, blå = optaget).
5. Vælg (altså klik) på det dispunkt, der kan fungere, i vinduet nedenunder, hvor de ledige tidspunkter vises.
6. Indkald også ALLE potentielle mødelokaler og udvælg det ønskede lokale i feltet ovenfor.
   
   

Du kan også sætte en regel op i din indbakke om at alle mødebekræftelser (ikke afslag) automatisk ryger i en undermappe. Dem behøver du ikke at se i indbakken ;)

 

 

Bruger du din opgaveliste?

Hvis ikke, kan du i hvert fald bruge den til de mails, du sender afsted, som du gerne vil følge op på, hvis du ikke har hørt noget. Sæt opfølgningsflag på mailen (endten inden du trykker send, eller gå i sendt post) og med dato på.

Og så gør din opgaveliste synlig i højre side af skærmen, så du kan se, hvilke mails du skal følge op på i dag ;) Det er nemt og smart - OG det vigtigste: Du miss'er ikke nogle opfølgninger!

Sådan gør du i en åben mail: Klik på knappen Opfølgning (flag) i menuen og vælg en af standarderne eller gå ned i brugerdefineret og sæt din dato. 

Sådan gør du i sendt post: Højreklik på mailen eller på flaget i mailen og gør som ovenfor.

Sådan får du listen over mails, du skal følge op på, synlig til højre for din indbakke: Så i dit Mail-vindue > Gå i fanen Vis > Vælg To-do-liste > Vælg Højre.

 

En af de nye, fede funktioner i Outlook 2016

Arkivér-knappen sammen med Arkiv-mappen. Arkivér knappen markerer mailen, du står på som læst og flytter den over i Akriv-mappen - bare med det ene klik. Så nemt er det. Og det er lige i min ånd: Brug 1 mappe til de fleste mails (og søg her når du skal finde) og brug kun 1 knap til at administrere – nemlig backspace-knappen. Det er helt genialt!

Hvis du vil læse mere om det, så se her: https://www.slipstick.com/outlook/outlook-2016s-archive-button/

 

Har du en stor indbakke efter ferien?

Bruger du  den halve eller hele første dag efter ferien på at læse mails igennem for at danne sig et overblik over situationen?

Hvis ja, har jeg to lette, små tip, der gør gennemlæsningen bare lidt mere overskuelig - især når det vedrører interne mails, som flere kolleger er ind over:

1. Sortér mails efter samtale (conversation) - Dvs. at mailsne lægger sig i grupper, så du har mails samlet, der vedrører den samme samtale-tråd - og endda med den seneste først, så du kan nøjes med at læse den sidste igennem.
   
   
2. OG få Outlook til automatisk at rydde op i din samtale-tråd, så kun de seneste mails er tilbage.
   
   

Sådan sortérer du mails efter samtale
Gå til din inbakke og højreklik i Arranger efter/ Arrange by-bjælken (se RØD PIL på billedet nedenfor) > Vælg Samtale/ Conversation ELLER gå i fanen Vis / View og sæt flueben i Vis som samtaler / View as conversation (OBS! Din mail skal være sorteret i datoorden først).

Så får du en pop up, der spørger om du kun vil have visningen i den pågældende mappe, du står i, eller om det skal gælde alle mapper. Du kan altid lave visningen tilbage igen.

Nu ligger mailsne i samtaler i din indbakke.

Brug de små hvide/ sorte pile til venstre for mailsne til at folde samtalen ud og ind igen (se rød pil)

Ryd op i en eller flere samtaler (fra version 2010 og frem)

> Hvis du kun vil rydde op i én samtaletråd, så marker en mail i samtalen > Tryk på Ryd op/ Clean up-knappen i menuen ovenfor > Vælg om det skal være den pågældende samtale eller alle samtaler i den aktuelle mappe (eller alle samtaler i det hele taget).

Oprydtede mails ryger som standard i slettet post, så du kan finde dem igen - men prøv bare på en enkelt samtale for lige at få fornemmelsen :)

Så behøver du kun at læse den seneste mail! 

  

Send sikker post (signeret og/ eller krypteret mail)

Når du sender en almindelig mail, svarer det til at sende et åbent postkort med posten. Alle kan i princippet læse med. Sikker mail svarer til at putte dit postkort i en konvolut, der kun kan åbnes af den rigtige modtager.

Sikker mail kan bruges til både kryptering – når ingen uvedkommende må læse din besked og til signering – når modtageren skal være er sikker på, at du er afsenderen.

Du kan nemt sende krypteret og/eller signeret mail via Outlook, du skal blot have en medarbejdersignatur og installere et tilføjelsesprogram. 

Om mails og arkivering i din Outlook

Vær opmærksom på, at I kan have mails liggende, du ikke umiddelbart kan se i din Outlook på computeren. Hvis I har Office365 er standardopsætningen at mails, der er ældre end 6 måneder, ikke bliver vist. De ligger i skyen på jeres 365-server og kan hentes ned ved at trykke på linket under den nederste mail i din indbakke. I kan ændre indstillingerne for hvor gamle mails skal være for ikke længere at være synlige (og dermed også for ikke at være tilgængelige når du er offline) i din Outlook.

De mails, du kan se i din Outlook ligger både på din computer (offline i en ost-fil) og i skyen. Hvis I ikke bruger Office365, men har en anden serveropsætning, kan jeres mails ligge flere steder, fx kun på computeren, på en lokal server, kun online eller flere af disse steder.

Det er et krav at serveren, der hoster jeres mails, skal være placeret indenfor EU, for at I opfylder persondatalovgivningen – uanset leverandør. Dvs. jeres Office365-server også skal være indenfor EU. I Administrator modulet kan du se i hvilken region dine data er gemt. 

I kan opsætte jeres Outlook til automatisk at slette mails, der er ældre end en bestemt periode. Det kan sættes op for en hel profil eller for særskilte mapper. Brug funktionen Tildel politik.

Hvis I har brug for at opbevare en mail i længere tid, end den vedhæftede fil med personfølsomme data, er det muligt blot at slette vedhæftningen på mailen. Hvis I har brug for at opbevare den vedhæftede fil i længere tid end mailen, er det muligt at automatisere arkiveringen af vedhæftningerne fra alle mails på SharePoint Online, hvis i har det. Så kan I trygt slette alle mails – også med vedhæftninger (evt. automatisk) – og administrere vedhæftningerne i jeres SharePoint Online arkiv.

 

OneNote og Outlook taler sammen på to smarte måder

1. Brug OneNote til mødereferater, med kun to klik kan du hente al faktuel information fra indkaldelsen i din Outlook:
   Dato, tidspunkt, deltagere, dagsorden står allerede i din kalender og hvis du skal skrive noter til mødet er det rart at have al denne information uden at skulle gøre noget særligt for det.
   
   

   Sådan gør du:
   Stå på den side i din OneNote, hvor du vil lave mødereferatet. Klik på knappen Mødedetaljer (sidste knap på båndet i fanen Hjem) og vælg dit møde. Den viser dagens møder i drop down menuen. Hvis mødet er fra en anden dag, så gå ned og tryk på Vælg et møde fra en anden dag. Så henter den alle informationer til dig. Sidenavnet kan du altid passe til, som du ønsker.
   
   

2. Hvis du har punkter i referatet, som du skal følge op på, så kan du flage dem i OneNote og VUPTI så ligger de i din opgaveliste i Outlook:
   Reelt er der tale om, at Outlook og OneNote deler det samme flag, så der er fuld opdatering begge veje – så snart du ændrer prioritering eller færdiggør opgaven, kan det ses i begge programmer uanset, hvor du markerer det. 
   Oven i købet kan man, hvis man er flere, der deler en OneNote notesbog, se hinandens opgaver i notesbogen og følge med i deres status. Det gælder kun opgaver i OneNote ikke alle dine opgaver i Outlook.
   
   

   Sådan gør du:
   Stil dig på teksten, du ønsker at gøre til en opgave > tryk på knappen Outlook-opgaver (3. sidste knap på båndet i fanen Hjem) > Vælg et af standard-tidspunkterne eller Ingen dato eller vælg muligheden Åben opgave i Outlook, så kan du sætte en specifik dato. Ved sidste valgmulighed skal du lige trykke Gem og luk. Og så kan du se opgaven i din opgaveliste.
   Opgaven er knyttet til det tekstafsnit du står i. Det betyder også, at der kun kan knyttes en opgave til hvert tekstafsnit.

 

 

Søgetip: Få overblik over al korrespondance med én person

Det er normalt ikke muligt at få sådan et overblik. Enten ser vi alle de mails vi har sendt til en person eller alle de mails vi har modtaget fra den pågældende person. Men du kan faktisk let lave en søgning, som lister alle mails, der både er sendt til og modtaget fra den samme person. 

Sådan gør du:
Jeg bruger modtagernavnet Jan, som eksempel - du sætter selvfølgelig det navn ind, du søger efter: 
Stå i din indbakke > Gå op i dit søgefelt (genvej: F3) og skriv følgende "from:jan OR to:jan" - hvis du har en dansksproget Windows, så skriver du: "fra:jan ELLER til:jan". Ordet ”OR” eller ”ELLER” skal være med stort, fordi du bruger det som et boolsk søgeord.

Så skulle du gerne se alle de mails, du har sendt til Jan og modtaget fra Jan - uanset hvilken mappe de ligger i. Og du kan naturligvis indsnævre din søgning yderligere herfra, for eksempel ved at skrive ord ind i søgefelterne Emnelinie og/ eller Brødtekst.

 

Knyt en kommentar/ note til en mail

Dette er en meget specifik funktion, som flere har efterspurgt igennem årene. Her er en (ikke optimal, men ganske brugbar) måde at gøre det på. Idéen er, at man kan skrive en kort note til sig selv (eller sin kollega i en fælles indbakke) ud for mailen, hvis man har brug for det. 

Det kræver at du får vist dine mails i kolonner og så sætter vi ganske simpelt en ekstra fri-tekst-felt-kolonne ind, som man kan skrive i (se billedet nedenfor med kolonnen "Note til mig") :)
Meget simpelt, men hvis man har brug for det, er det super smart!

Sådan gør du: 
Gå i fanen Vis > Indstillinger for visning > Kolonner > Vælg Brugerdefinerede felter i drop down menuen "Vælg tilgængelige kolonner fra" > Tryk på knappen Ny kolonne > Navngiv kolonnen > Tryk OK én gang > Gå i Andre indstillinger > Sæt flueben i "Tillad redigering i celler" > Tryk Ok.

Herefter skal du evt. rette opsætningen til, så du kan se alle de informationer, du ønsker (fjerne kolonner, mindske/ fjerne/ flytte læseruden).
Håber du kan få det til at fungere. Ellers skriv!

 

Outlook skriver teksten færdig for dig - brug Autotekst

Brug Autotekst, hvis du har tekst du ofte skriver igen og igen. Det er det samme som Hurtige Dele, men du behøver ikke selv at hente teksten fra menuen, du skal blot skrive navnet på din Autotekst imens du skriver og så trykke Enter, så henter Outlook din tekst frem :) Det er super nemt.

Sådan gør du:
Skriv din tekst, markér den og gå i menuen Indsæt > Genvejselementer > Autotekst > Gem markeringen i Autotekstgalleri > Giv den et navn du kan huske. Skriv evt. * foran navnet, så det er unikt. Så det fx hedder  *aftale  > Tryk Ok. NB! Navnet skal være minimum 5 bogstaver.

Så kan du skrive din mail og blot skrive navnet midt i teksten [*aftale] og så trykke Enter eller F3, så står din tekst der. God fornøjelse med effektiviseringen!

Skærmklip 

I Outlook version 2010 og frem er der indbygget skærmklip-funktion under fanen Indsæt - det gør det virkelig hurtigt at indsætte et screendump - eller bare en bid af skærmen - i en mail.

Den foreslår endda som standard de skærme, du har åben, så du bare kan vælge en med ét klik. Ellers tryk på knappen Skærmklip nederst i menuen.

Hvis du bruger funktionen meget, så højreklik på knappen og føj den til værktøjslinjen hurtig adgang - og brug genvej ALT+[tal], der ses på knappen i menuen.

Hvor mange timer har du brugt på en kunde?

Eller: hvor mange timer har du brugt på et projekt? Hvor mange møder har du holdt den forgangne måned? Lad Outlook tælle timerne sammen for dig!

Gå ind på nedenstående link og se, hvordan du gør. Kort sagt skal du lægge en lille kode ind i din Outlook (én gang) og så kan du med bare ét klik aktivere din programmerede handling (makro).

Denne makro kan også tælle dine opgaver sammen, hvis du har registreret timeforbrug i dem. Markér de emner, du vil tælle sammen (brug evt. effektiv søgning eller visning som Outlook elementer i kalenderen) og tryk på din lille makro-knap, så tæller Outlook (makroen) dine timer forbrugt på de udvalgte emner sammen. De vises i et lille pop op vindue.

Se en komplet vejledning til, hvordan du gør, her: http://www.howto-outlook.com/howto/timespent.htm

Du kan godt! Det er IKKE svært :)

  

Outlook skal tænke selv

Outlook skal SELV kunne vurdere hvilke af vores mails, der er vigtige - baseret på vores personlige adfærd i vores egen Outlook.

"Clutter" hedder den nye feature. Den er ikke på markedet endnu. Men jeg er spændt på, om den kan hjælpe på overblikket og sorteringen, når man får mange mails:
 

...clutter looks for how “importantly” or “unimportantly” you treat email messages and looks for patterns behind those behaviors.  For example, do you tend to reply to email from your boss?  Do you tend to ignore email sent to the Biking Enthusiasts group at your work?  Then, once it understands those patterns, it can look for them as new email arrives and help you by separating out the clutter from the rest of the items delivered to your inbox.

Følg mig på LinkedIn og få løbende tips :)
.